Secrétaire – Assistant(e) coordinateur(rice) / polyvalent(e)
MISSIONS
Rattaché(e) au chef d’entreprise ou à un collaborateur qualifié, le/la secrétaire – assistant(e) coordinateur(rice) / polyvalent(e) aura pour missions principales d’assurer la rédaction du courrier, le classement de dossiers, l’archivage informatique, la saisie de documents (contrats, comptes-rendus, …), situations de travaux et autres, ou la prise de rendez-vous pour MH2O Groupe.
RESPONSABILITES
- Veiller à la bonne réalisation des dossiers,
- Représenter l’entreprise dans son environnement,
- Être l’interface avec les clients ou différents intervenants,
- Suivre les objectifs fixés.
COMPÉTENCES & SAVOIR ÊTRE REQUIS
- Soigné(e), organisé(e) et méthodique,
- Rigoureux(se) dans ses rapports d’activité,
- Ponctuel(le),
- Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs,
- Savoir respecter les consignes en usage dans la profession,
- Esprit d’équipe,
- Bonne présentation,
- Maitrise de la langue Française,
FONCTIONS
Le/la secrétaire – assistant(e) coordinateur(rice) / polyvalent(e) réalise, par tous les moyens à sa convenance, la gestion administrative lui étant confiée et notamment :
- S’occupe de l’accueil physique et téléphonique,
- Traite les courriers, les dossiers et les documents (classement, tri, diffusion et archivage compris informatique),
- Traite et met en forme les documents, les notes, les courriers, les mails, les décisions, les comptes-rendus, … suivant charte graphique de l’entreprise,
- Prise de notes, rédaction de comptes-rendus et diffusion au Maître d’ouvrage, au MOEX et aux entreprises,
- Organise la prise de rendez-vous dans le cadre de la gestion des GPA (Garantie de Parfait Achèvement),
- Assistance aux pré-livraisons & livraisons des opérations,
- Organise la logistique des recrutements, des formations et visites médicales,
- Prépare et réalise la gestion administrative de l’entreprise,
- Prépare et réalise le suivi d’activité,
- Reproduit les documents / scannes,
- Gère les fournitures de l’entreprise et matériels de bureau,
- Organise et priorise les activités de secrétariat,
- Saisie les diverses dépenses dans les différents tableaux de comptabilité,